Validation du bon à tirer : étapes, conseils et outil pour approuver son BAT par mail ou en ligne

Comment valider un bon à tirer ? Vous devez savoir répondre à la question si vous êtes chargé de communication, graphiste, imprimeur, marketeur ou agence de communication !

La validation du bon à tirer est l’étape cruciale dans tout processus d’impression. Mal géré, le BAT peut engendrer des erreurs coûteuses, des retards et de la frustration. Bien maîtrisé, il garantit une impression fidèle, qualitative et conforme aux attentes du client.

Cet article vous explique comment valider un bon à tirer par mail ou en ligne, quelles vérifications effectuer, et quel outil utiliser pour fluidifier et fiabiliser cette étape décisive.

Pourquoi la validation du bon à tirer est-elle essentielle ?

Cette étape est stratégique pour garantir une impression fidèle et professionnelle. Examinons les objectifs et l’enjeu de cette validation.

Les objectifs du BAT

Le bon à tirer a trois fonctions principales : éviter les erreurs d’impression, formaliser l’accord entre le client et l’imprimeur grâce à une preuve écrite, et garantir que le résultat final sera conforme aux attentes contractuellement définies en amont.

Le BAT est une étape indispensable pour garantir la qualité. C’est une épreuve contractuelle qui reflète le rendu final, que ce soit en impression papier, impression couleur, format numérique ou support physique (kakémono, dépliant 3 volets, carte de visite, etc.).

Un enjeu économique entre l’imprimeur et le client

En tout premier lieu, imprimeur et client doivent veiller à cultiver une communication claire entre eux.
Valider un BAT, c’est confirmer que le client est d’accord avec l’ensemble des éléments qu’il vérifie visuellement. Cela évite toute mauvaise surprise et rend la relation imprimeur/client durable.

Un BAT mal validé peut engendrer des impressions ratées qu’il faudra refaire, ce qui entraîne des coûts supplémentaires pour le client. Cela peut également provoquer des retards dans la production et la livraison, impactant ainsi le bon déroulement du projet.

Comment valider un bon à tirer en 6 étapes clés ?

La manière traditionnelle :

• Étape 1, la vérification du contenu rédactionnel : relisez les textes (orthographe, syntaxe, mentions légales) et vérifiez les crédits photo, légendes, pagination, ordre des pages.
• Étape 2, le contrôle de la mise en page : vérifiez les alignements, interlignes, césures, la cohérence graphique, ainsi que la qualité et le positionnement des visuels, logos et illustrations.
• Étape 3, la validation des couleurs : assurez-vous de la conversion en CMJN (ou Pantone), et contrôlez les dégradés, fonds noirs enrichis, contrastes.
• Étape 4, la vérification technique : du format, des dimensions, du type d’impression, des quantités, des fonds perdus, des marges de sécurité, des traits de coupe, des zones de sécurité, des repères de pliages/assemblage ou des découpes spécifiques.
• Étape 5, les tests spécifiques : techniques de QR codes, codes-barres, numérotations, données variables, support compatible (papier mat, brillant, recyclé…).
• Étape 6, la validation finale : si le BAT est conforme, la mention « Bon à tirer », le nom, la signature, et la date sont apposés. Sinon, retour à l’imprimeur pour modifications et nouveau BAT.

Important : avec l’essor des technologies, le BAT en ligne élimine de nombreuses erreurs telles que des variations malheureuses de couleurs et automatise les aspects techniques.

Les erreurs fréquentes à éviter

Comment valider un BAT par mail ?

Pour valider un bon à tirer (BAT) par mail, voici les 4 étapes principales à suivre :

Étape n°1 : réception du BAT

Vous recevrez un email contenant le fichier du BAT en pièce jointe. Ce fichier inclut la version finale de votre document à examiner avant impression.

Alternative possible : vous recevez un lien vers une plateforme de validation en ligne via laquelle vous pouvez collaborer et effectuer vos commentaires directement sur la plateforme. Vous évitez ainsi une surcharge de votre boîte email.

Étape n°2 : vérification minutieuse

Assurez-vous que le contenu du document destiné à l’impression soit correct et conforme à vos attentes : textes, images, graphiques, et polices. Contrôlez les alignements, marges, fonds perdus, et organisation générale de la mise en page.

Vérifiez la qualité de chaque visuel : les images et graphiques doivent être en haute résolution (300 DPI) et non pixélisés. Confirmez que le mode colorimétrique est bien en CMJN et que les couleurs correspondent aux spécifications prévues.

Relisez attentivement toutes les mentions obligatoires pour éviter les omissions ou erreurs, afin de respecter la conformité légale..

Étape n°3 : validation par réponse au mail

Une fois toutes les vérifications effectuées, répondez directement à l’email en indiquant que vous validez le BAT. Vous pouvez ajouter une mention explicite comme « Je valide le bon à tirer pour impression ».
Bon à savoir : dans un logiciel de BAT en ligne, le workflow simplifie les étapes jusqu’à la validation finale. Impossible de confondre une version de fichier.

Étape n°4 : confirmation finale

Après validation, vous recevrez un email confirmant que le BAT est accepté et que l’impression peut être lancée. En suivant ces étapes, vous garantissez une validation efficace et évitez les erreurs avant la production finale.

Comment puis-je envoyer un BAT à un client en ligne ?

Voici 5 conseils à suivre pour envoyer un bon à tirer (BAT) par mail :

Conseil n°1 : préparer le BAT avant l’envoi

• Vérifiez le contenu et assurez-vous que le fichier BAT est complet et conforme (textes, visuels, couleurs, mise en page, mentions légales).
• Utilisez un format universel comme PDF pour garantir une lecture facile et éviter les problèmes de compatibilité.
• Si nécessaire, ajoutez un filigrane pour protéger le document contre une utilisation non autorisée.

Conseil n°2 : structurer l’email d’envoi

Indiquez clairement dans l’objet qu’il s’agit d’un BAT (exemple : « Validation du BAT – [Nom du projet] »).
Votre message doit aussi être explicite ! Expliquez dans le corps du mail :

• Le but du BAT (validation avant production).
• Les instructions pour la validation (exemple : répondre par « validé sans modifications » ou indiquer les corrections nécessaires).
• La date limite de réponse pour éviter des retards dans la production.

Conseil n°3 : inclure des options de validation

Donnez au destinataire la possibilité de :

• Valider sans modifications.
•  Demander des corrections.
• Transférer à un collègue pour validation (si pertinent).

Conseil n°4 : ajouter des destinataires pertinents

Envoyez le BAT aux personnes responsables de la validation : chargé de projet, client, équipe interne. Vous pouvez inclure plusieurs destinataires si nécessaire.

Conseil n°5 : suivi et confirmation

• Demandez une confirmation : précisez que la validation doit être envoyée par retour de mail avec la mention « validé » ou « BAT approuvé ».
• Vérifiez les spams : informez les destinataires de vérifier leurs courriers indésirables au cas où le mail contenant le BAT y serait redirigé.
• Relancez si nécessaire : si aucune réponse n’est reçue avant la date limite, envoyez une relance.

En suivant ces pratiques, vous optimisez l’envoi et la validation des BAT par mail tout en réduisant les risques d’erreurs ou de retards.

Pourquoi utiliser un outil de validation BAT en ligne ?

Grâce à un logiciel de bon à tirer, vous fluidifiez cette phase essentielle et diminuez les risques d’erreurs, comparativement à un suivi de modifications par email. Vous prenez le contrôle de vos impressions pour une validation de BAT performante et sécurisée.

Avantages

Utiliser un outil de validation BAT en ligne permet avant tout de gagner un temps précieux en simplifiant les échanges : fini les allers-retours interminables par mail. Les erreurs sont réduites grâce à la validation collaborative et à l’accès partagé aux fichiers.

Tous les éléments sont centralisés sur une même plateforme, ce qui facilite le suivi et l’organisation. De plus, un historique complet des versions validées est conservé, ce qui renforce la traçabilité. Enfin, ces outils sont accessibles depuis n’importe quel appareil, ce qui permet de valider un BAT où que l’on soit : consultation sur ordinateur ou smartphone.

Cas d’usage : Doctracking

Doctracking est une solution en ligne dédiée à la validation de bons à tirer. Elle s’adresse particulièrement aux équipes marketing, aux agences de communication, aux distributeurs et aux acteurs du Retail.

Elle permet de suivre chaque BAT grâce à un système d’horodatage, de comparer facilement différentes versions d’un même document print, et de commenter directement les fichiers pour faciliter les échanges. Son interface intuitive simplifie la gestion des validations, et elle s’intègre facilement à des workflows complexes, ce qui en fait un outil complet et efficace.

Un outil tel que Doctracking permet aux donneurs d’ordre de suivre, commenter et valider chaque support de communication en ligne, en équipe et dans les délais : catalogues produits, kits de balisage magasin, banderoles, PLV, totems, cartes de fidélité, etc.

Le plus simple c’est de l’essayer gratuitement peut-être ?